Consejos para mejorar tu productividad con Google Apps (I Parte)

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Nuevamente les traigo un post que de seguro será útil para todos quienes usan más de alguna aplicación de Google, tal como Gmail, Google Calendar, GTalk y otros servicios.

1. Cómo recibir tu agenda diariamente

Para revisar qué tan ocupado estarás apenas comience el día, Google Calendar tiene la opción de generar un correo diario con la información de reuniones y citas. Generalmente, el correo se despacha a eso de las 5 AM. Para configurar el mail, anda a Google Calendar, haz click en el menú desplegable a la derecha de uno de tus calendarios y selecciona “Notificaciones”. Ahora activa el checkbox de la opción “Agenda Diaria” (o “Daily Agenda”) y termina haciendo click en “Save” o “Guardar”.

Agenda diaria de Google Calendar

2. Cómo cerrar tu sesión de Gmail remotamente

Esto es muy cómodo cuando, por ejemplo, dejas abierto por error tu Gmail en la oficina y quieres cerrar la sesión llegando a la casa. Entra a Gmail, y en la página principal anda al final de la página. Verás un pequeño texto que dice a qué hora fue tu última actividad. Haz click en “Details” o “Información detallada” para ver si tu cuenta sigue abierta en otra ubicación.

Cerrar sesión de Gmail remotamente

La página que se abre te muestra si tu cuenta está abierta en otra ubicación, la actividad reciente, si se accedió a través de un navegador, dispositivo móvil, POP3, etc., la dirección IP, la fecha y la hora. También puedes cerrar todas las sesiones desde allí.

3. Cómo avisar a los demás que estás de vacaciones.

Gmail trae por defecto una funcionalidad que puedes activar para avisarle a quienes te escriben, que estás fuera o de vacaciones. Para activar esta función, haz click en el ícono que tiene una especie de rueda y selecciona “Settings” o “Configuración”.

Configuración de Gmail

Llegarás a la pestaña “General”, y debes buscar por “Respuesta automática” o “Vacation responder”. Ingresa el período en el que estarás ausente, el asunto del correo que se enviará, el cuerpo del mensaje, y puedes optar por enviar el mail sólo a tus contactos. Guarda los cambios.

Respuesta automática por vacaciones, en Gmail

4. Personalizar los rangos horarios de Google Calendar

Si generalmente no tienes nada agendado qué sé yo… a las 3 ó 7 AM, entonces te sirve la opción “Esconder mañana y noche”, para revisar sólo las franjas horarias donde tengas actividades. Para activarla, haz click en el ícono de configuración (la “rueda”), luego anda a Labs y habilita la función “Ocultar sección de mañana y noche”.

En tu calendario aparecerán unas barras grises para que ajustes el rango que no quieres mostrar. Con eso ahorras harto espacio en la pantalla, ya que es muy raro que tengas reuniones durante la noche.

Ajustar rango horario de Google Calendar

5. Cómo chatear sin dejar registro

Las conversaciones de GTalk se guardan por defecto y de forma automática. Si no quieres que quede registro de algunas conversaciones, basta con dejarla “Off the record”. ¿Cómo? En la ventana de conversación, haz click en “Más” y luego en “No guardar la conversación”. De ahí en adelante no se guardará ninguna conversación que tengas con esa persona (o bot), lo cual puedes volver a activar cuando quieras.

No guardar conversación

Espero que les sirvan estos tips.

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  1. Pingback: Consejos para mejorar tu productividad con Gmail o Google Calendar (II Parte) | Placer Digital

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