Decidí escribir este tutorial para enseñar algo simple y muy sencillo de realizar, en este caso, en la aplicación Microsoft Outlook. ¿Te ha pasado que hay ciertas frases que escribes muchas veces al día o con gran frecuencia? ¿Te gustaría ahorrar tiempo al teclear frases, palabras complicadas, direcciones frecuentes, nombres y otros textos que utilices de manera cotidiana en tus correos electrónicos? ¿Cansado de escribir las mismas respuestas una y otra vez?
Por ejemplo, yo trabajo en el Ministerio de Vivienda y Urbanismo y muchas veces a la semana debo escribir, una tras otra, las 5 palabras que componen esa frase: Ministerio de Vivienda y Urbanismo. Afortunadamente, Outlook tiene una función fácil de usar para que, al comenzar a escribir determinada frase o combinación de palabras, la frase se auto-complete de manera rápida. Sigue estos pasos:
1. En Outlook, redactar un nuevo mail o correo.
2. En el cuerpo del mensaje, escribir la frase que quieras fácilmente auto completar. En este caso, usaré como ejemplo la frase “Buenos días querido equipo”.
3. Escriben la frase y la seleccionan.
4. Mientras la frase está seleccionada, ir al menú “Insertar”, elegir la opción “Elementos rápidos” y hacer clic en “Guardar selección en una galería de elementos rápidos…”.
5. En el cuadro de diálogo que se abre, poner un nombre a la frase, elegir la galería “Autotexto” y aceptar.
¡Listo! La próxima vez que escriban un mail y necesiten escribir esa frase, basta con que comiencen a escribir los primeros caracteres de “Buenos días querido equipo” hasta que aparezca la opción de auto completar.
En ese momento presionas Enter y la frase se completa. Si no deseas que se auto complete, tal vez porque vas a escribir algo distinto, basta con seguir escribiendo. Esto puede ser muy útil para frases largas y repetitivas, así como para nombres complejos. ¿Qué otro uso le darías?
Por último, para eliminar o editar algún bloque de Autotexto, la mecánica consiste en ir nuevamente a “Elementos rápidos”, posicionarse sobre “Autotexto”, y hacer clic con el botón derecho sobre el mensaje a editar o eliminar, tal como lo muestra la siguiente imagen.
Espero que les sirva en sus trabajos 😉