Productividad: la magia de hacer una cosa a la vez

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Multitasking - University of Michigan StyleEntre un 25% y un 50% de la gente dice estar sobrepasada, “colapsada” o con burn out en el trabajo. Y no se trata sólo de la cantidad de horas que trabajamos, sino también de la cantidad de cosas que hacemos al mismo tiempo.

Hemos dejado de lado las pausas, los límites y los momentos de descanso. Nuestro trabajo nos sigue a todos lados, en nuestros dispositivos digitales, de manera insistente e intrusiva. Es como cuando tenemos picazón y no podemos resistir rascarnos, aunque sabemos que puede ser peor.

Seamos francos: ¿te dedicas a responder mails durante las reuniones, o incluso mientras hablas por teléfono? ¿Llevas tu notebook o tablet a las reuniones y finges tomar notas mientras revisas tu Facebook o Twitter? ¿Almuerzas en tu escritorio? ¿Haces llamadas o envías SMS mientras conduces tu auto, sabiendo que no deberías?

El costo más alto de esto -asumiendo que no chocas- es cómo se ve afectada tu productividad. En parte, es una consecuencia de dividir tu atención para así estar parcialmente activo en múltiples actividades, pero rara vez completamente concentrado en una sola. De hecho, cuando dejas de hacer algo importante para hacer otra cosa, terminas demorándote hasta un 25% más en completar lo primero.

Más aún, si estás siempre haciendo algo, vas agotando la cantidad de energía que cada persona tiene para el día, con lo que a medida que pasan las horas, tu energía disminuye.

La mejor forma de aumentar la productividad y fomentar la innovación y creatividad en una empresa, es comprometerse firmemente a trabajar en periodos acotados de tiempo 100% concentrado sólo en una cosa.

Estas son algunas buenas prácticas para cualquier empresa y persona:

  1. Mantener una disciplina en las reuniones. Agenda reuniones de 45 minutos, en vez de 1 hora o más, para que los participantes puedan mantener el foco. Si es posible, destina 10 ó 15 minutos extra para reflexionar lo conversado y luego sigue con la próxima tarea. Las reuniones deben comenzar y terminar puntualmente, y es bueno pedir que todos apaguen sus celulares durante la reunión.
  2. Basta de pedir respuesta inmediata a cada rato. Esto fuerza a la gente a trabajar de manera reactiva, rompe su atención y los aleja de sus prioridades. Es bueno cerrar el correo durante algunos ratos. Si hay cosas urgentes, se puede usar el teléfono o el chat.
  3. Fomentar las pausas para despejarse. Por lo menos una vez al día, los empleados deben dejar de trabajar y tomarse un descanso (además de la hora de colación). Es buena idea ir al gimnasio o a Yoga, salir a caminar o dormir una breve siesta.
  4. Hacer lo más importante a primera hora de la mañana, de preferencia sin interrupciones, por 60 a 90 minutos, con los tiempos de comienzo y término muy claros. Si es posible, trabajar en un espacio privado o usar audífonos para reducir el ruido ambiente. Mientras más concentrado estés, más productivo será el trabajo. Cuando termines, tómate un breve descanso.
  5. Agendar espacios de tiempo regulares para pensar de manera más creativa, estratégica y a largo plazo. Si no lo haces, vas a sucumbir constantemente ante lo urgente. Idealmente hacer esto en un ambiente distinto al de la oficina, que sea calmado y te permita abrir la mente.
  6. Tomar vacaciones real y regularmente. Realmente significa desconectarse del trabajo por completo. Regularmente significa varias veces al año, no importa si algunas vacaciones son durante un fin de semana largo de 3 ó 4 días.

¿Alguien ha podido aumentar su productividad siguiendo estos consejos y pautas? Yo estoy tratando de lograrlo :)

Esto fue traducido y adaptado del artículo “The Magic of Doing One thing at a Time“, de Tony Schwartz.

4 Comments

  1. Tienes mucha razón en lo que dices, tenemos la falsa creencia de que hacer varias cosas a la vez es positivo para nuestra productividad… y es justo lo contrario: como bien dices, la multitarea tiene el nefasto resultado de retrasar la finalización de las tareas.

    Os dejo una divertida anécdota personal acerca de cómo me di cuenta de esto http://www.personalysocial.com/2010/09/si-no-te-da-tiempo-acabar-tus-tareas-y.html en la que se ve claramente por qué no hay que hacer más de una cosa a la vez.

    Gracias por el artículo.

  2. Rodrigo, puedes compartirlo donde quieras. Saludos.

  3. Excelente articulo Ricardo. Creo que hago 3 cosas, así que tengo bastante que mejorar…

    PD: Permiso para compartir por Facebook…

  4. Para variar, un muy interesante articulo, se agradece, ahora a pensar a largo plazo un rato. saludos.

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