Consejos para mejorar tu productividad con Gmail o Google Calendar (II Parte)

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Esta es la segunda parte de una serie con tips y consejos para que optimices tiempo y aumentes tu productividad a la hora de trabajar con algunas herramientas de Google, tales como Gmail o Google Calendar.

1. Cómo enviar archivos adjuntos de forma más rápida.

Hay mucha gente que desconoce algunos atajos de teclado o funcionalidades que ahorran tiempo, por básicas que sean. He visto gente adjuntando más de 10 archivos en un mail, uno por uno (!). Para evitar esa pérdida de tiempo, basta mantener presionada la tecla Control y seleccionar todos los archivos que necesites adjuntar. Es algo muy básico pero que un montón de gente desconoce. Si quieres adjuntar varios archivos que están en orden (un grupo continuo), usa la tecla Shift para seleccionar del primero al último.

Archivos adjuntos en Gmail

2. Cómo rechazar reuniones o eventos automáticamente

Si andas de viaje o estás de vacaciones, probablemente quieras rechazar cualquier invitación a alguna reunión o evento. Para eso existe un Lab que es muy útil. Abre Google Calendar, anda al ícono de configuración arriba a la derecha y selecciona “Labs“:

Google Calendar Labs

Busca la opción “Rechazar eventos automáticamente” y habilítala. Esto permite bloquear el tiempo que no estás disponible en tu calendario. Las invitaciones que te envíen para cualquier evento durante ese período de tiempo se rechazarán automáticamente.

3. Arrepiéntete de haber enviado un mail

Esta es una de mis funcionalidades opcionales (Labs) favoritas de Gmail. ¿Les ha pasado que mandan un correo e inmediatamente recuerdan que olvidaron adjuntar un archivo y tienen que volver a enviarlo diciendo “disculpa, ahora sí te mando el archivo”? Estoy seguro que sí. Para que no te vuelva a ocurrir, existe el Lab “Deshacer el envío“. Esta funcionalidad te da un espacio de tiempo para arrepentirte de enviar algo, aunque ya hayas apretado “Enviar”… La gracia es que permite redactar correos más rápido, sin darle tantas vueltas. Si al enviarlo me doy cuenta que cometí un error, puedo deshacer y corregirlo, y como no es algo que ocurra tan seguido, me aseguro de enviar más rápido gran parte de mis mails.

Para habilitarlo, haz click en el ícono de configuración de Gmail, selecciona “Configuración” y luego la pestaña “Labs“. Busca la opción “Deshacer el envío” y habilítala.

Deshacer el envío en Gmail

Una vez activada, la puedes configurar en la pestaña “General” de las configuraciones. Ahí podrás definir cuántos segundos tienes para cancelar el envío.

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