Cómo auto completar frases o textos frecuentes en Outlook

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Decidí escribir este tutorial para enseñar algo simple y muy sencillo de realizar, en este caso, en la aplicación Microsoft Outlook. ¿Te ha pasado que hay ciertas frases que escribes muchas veces al día o con gran frecuencia? ¿Te gustaría ahorrar tiempo al teclear frases, palabras complicadas, direcciones frecuentes, nombres y otros textos que utilices de manera cotidiana en tus correos electrónicos? ¿Cansado de escribir las mismas respuestas una y otra vez?

Por ejemplo, yo trabajo en el Ministerio de Vivienda y Urbanismo y muchas veces a la semana debo escribir, una tras otra, las 5 palabras que componen esa frase: Ministerio de Vivienda y Urbanismo. Afortunadamente, Outlook tiene una función fácil de usar para que, al comenzar a escribir determinada frase o combinación de palabras, la frase se auto-complete de manera rápida. Sigue estos pasos:

1. En Outlook, redactar un nuevo mail o correo.

2. En el cuerpo del mensaje, escribir la frase que quieras fácilmente auto completar. En este caso, usaré como ejemplo la frase “Buenos días querido equipo”.

Seleccionar el texto que se quiere autocompletar

3. Escriben la frase y la seleccionan.

4. Mientras la frase está seleccionada, ir al menú “Insertar”, elegir la opción “Elementos rápidos” y hacer clic en “Guardar selección en una galería de elementos rápidos…”.

Elementos rápidos de Outlook5. En el cuadro de diálogo que se abre, poner un nombre a la frase, elegir la galería “Autotexto” y aceptar.

Bloque de creación

¡Listo! La próxima vez que escriban un mail y necesiten escribir esa frase, basta con que comiencen a escribir los primeros caracteres de “Buenos días querido equipo” hasta que aparezca la opción de auto completar.

Ejemplo de autotextoEn ese momento presionas Enter y la frase se completa. Si no deseas que se auto complete, tal vez porque vas a escribir algo distinto, basta con seguir escribiendo. Esto puede ser muy útil para frases largas y repetitivas, así como para nombres complejos. ¿Qué otro uso le darías?

Por último, para eliminar o editar algún bloque de Autotexto, la mecánica consiste en ir nuevamente a “Elementos rápidos”, posicionarse sobre “Autotexto”, y hacer clic con el botón derecho sobre el mensaje a editar o eliminar, tal como lo muestra la siguiente imagen.

Editar o eliminar autotexto

Espero que les sirva en sus trabajos 😉

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